KI zur Dokumentenverarbeitung im Unternehmen

Wie Künstliche Intelligenz die Arbeit unserer Kundenarbeit revolutioniert – Praxisbeispiel

Im heutigen Beitrag zeigen wir Ihnen, wie einer unserer Kunden durch den Einsatz von KI zur Dokumentenverarbeitung im Unternehmen Zeit, Geld und Nerven gespart hat.

Der Einsatz von KI-Software in Unternehmen ist längst kein Zukunftsthema mehr. Denn bei uns ist es echte Praxis. Als führender IT-Dienstleister NexGen Workplace GmbH zeigen wir Ihnen heute, wie ein intelligenter und sinnvoll eingesetzter KI-Workflow nicht nur Prozesse verbessert, sondern auch erhebliche Einsparpotenziale schafft. Ein aktuelles Kundenprojekt zeigt eindrucksvoll, was mit moderner Künstlicher Intelligenz zur Dokumentenverarbeitung möglich ist – und wie man damit manuelle Arbeit reduziert, Fehler vermeidet und den Vertrieb stärkt.

Der Use Case

KI automatisiert Dokumentenerfassung und CRM-Eintrag

Ausgangssituation

Unser Kunde ist ein mittelständisches Unternehmen mit ca. 250 Mitarbeitern. Das KI-Projekt berührte hauptsächlich 19 Innendienstmitarbeiter. Alle samt standen vor einem bekannten Problem:

Täglich mussten Hunderte von Dokumenten manuell gesichtet, sortiert, benannt und abgelegt werden. Besagte Dokumente wurden manuell gesichtet und anschließend digital erfasst. Daten wurden demnach im CRM-System erfasst und im DMS-System als Dokument abgelegt. Parallel wurden diverse Zwischenspeicher genutzt, um manuelle Nachvollziehbarkeit zu erreichen.

Diese Dokumente die hauptsächlich bearbeitet wurden kamen aus unterschiedlichsten Quellen:

Aber was waren die Schwierigkeiten des Kunden?

Durch den recht hohen manuellen Aufwand entstanden Zeitfresser, Fehlerquellen und fehlende Struktur. Prozesse mussten manuell erledigt und kontrolliert werden. Durch die unterschiedliche Datenablage und die manuelle Nachkontrolle ging außerdem gehörig Zeit verloren.

Unsere Lösung: Eine KI-gestützte Dokumentenverarbeitung

Nach einigen Gesprächen, Dokumentationen und Brainstorming haben wir mit dem Kunden gemeinsam eine spannende Lösung gefunden.

Wir haben eine KI-Lösung implementiert, die automatisch:

Dokumente aus allen Quellen erfasst
Meta-Daten und Inhalte analysiert und extrahiert
Dokumente automatisiert im DMS ablegt
Daten intelligent ins CRM-System überträgt
Vertrieb und Innendienst mit intelligenten Wiedervorlagen versorgt

Das Ergebnis für unseren Kunden ist mehr Effizienz und weniger Aufwand.

Dank der Automatisierung konnten:

Allein durch die eingesparte Arbeitszeit ergibt sich ein rechnerischer Kostenvorteil im fünfstelligen Euro-Bereich pro Jahr. Demnach ist der sinnvolle Einsatz von künstlicher Intelligenz im Unternehmen definitiv einen Blick wert! Im Verlauf des Projektes wurden beispielsweise Kundennummern, Projektbezüge, Ansprechpartner, Dokumenttypen und weitere Dinge automatisiert erkannt, verarbeitet und mit Folgeprozessen untermauert. Basierend auf ausgewerteten Informationen, kann die KI-Lösung Kontakte im CRM-anlegen, Verkaufschancen bzw. Potenziale erkennen, oder daraus Folgeaktionen planen.

Insgesamt können wir auf folgende konkrete Erfolge im Projekt schauen.

Massive Zeitersparnis
Deutliche Kostensenkung
Fehlerreduktion durch Automatisierung
Besserer Überblick über Kunden- & Projektdaten
Intelligente Vertriebssteuerung durch KI

Warum KI zur Dokumentenverarbeitung besonders sinnvoll ist?

Dokumente sind das Rückgrat jedes Unternehmens. Denn Dokumente beinhalten wichtige Informationen und müssen dementsprechend sorgfältig verarbeitet werden.

Aber ihre manuelle Bearbeitung ist teuer, fehleranfällig und langsam. KI-gestützte Dokumentenverarbeitung macht genau hier den Unterschied. Die KI kann Inhalte „semantisch“ verstehen und schneller verarbeiten als wir Menschen. Dadurch können Daten, Vorgänge und Verbindungen automatisch zugeordnet und miteinander verbunden werden. Das alles ermöglicht eine reibungslose und strukturierte Weiterverarbeitung in den Kundensystemen wie DMS, oder CRM.

Unser Kunde schafft somit mehr Effizienz. Außerdem Klarheit in den Prozessen. Dadurch entsteht ein besserer Fokus auf das Kerngeschäft. Das ist so ziemlich das, was sich jedes Unternehmen wünscht, oder?

Wie wir als IT-Dienstleister unterstützen Sie gern bei ähnlichen Projekten.

Die Einführung solcher KI-Lösungen erfordert:

Technisches Know-how
Verständnis für Unternehmensprozesse
Vertrautheit mit Datenschutz und IT-Sicherheit

Als NexGen Workplace GmbH begleiten wir Sie von Anfang an bei:

Der Analyse Ihrer aktuellen Abläufe
Der Auswahl & Integration passender KI-Lösungen
Dem schaffen der Schnittstellen zu DMS, CRM und Co.
Bei Schulung & Support für Ihr Team

Fazit: KI zur Dokumentenverarbeitung im Unternehmen zahlt sich aus!

Unser Beispiel zeigt: Künstliche Intelligenz ist nicht nur ein Trend, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil. Wenn man es richtig angeht. Gerade in der Dokumentenverarbeitung bringt KI enorme Effizienzgewinne – und öffnet Türen für bessere Vertriebsarbeit und höhere Kundenzufriedenheit.

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