Die Elektronische Signatur

Die elektronische Signatur ist die Unterschrift der Zukunft. Schon immer wurden im Business Umfeld Dokumente unterzeichnet. Dadurch wurden Vertragsunterlagen besiegelt, Angebote bestätigt und vieles mehr freigegeben. Allerdings lief das seit Ewigkeiten immer offline und in Papierform. Mit den heutigen digitalen Möglichkeiten ist es bereits möglich Ihre Verträge per elektronischer Signatur mit der korrekten Rechtswirkung zu unterzeichnen. Damit sparen Sie sich das versenden oder drucken Ihrer Dokumente. Zu der gewünschten Unterschrift kommen Sie nun im Rahmen der Digitalisierung. Beispielsweise durch Qualifizierte elektronische Signaturen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was es damit auf Sicht hat und was Sie in Hinblick auf e Government, das Signatur Verfahren und weitere Vereinbarungen beachten sollten.

Achtung: Wir informieren in diesem Beitrag nach allem was wir online einsehen können. Oder nach Erfahrungen die wir selbst gemacht haben. Dieser Beitrag dient nicht als Rechtsberatung für die Anwendung von E Signaturen, sondern nur zu Informationszwecken.

E Signatur Anbieter und Lösungen

Die elektronische Signatur wird definitiv eines der großen Themen im Bereich Dokumente und Dokumentenmanagement. Denn schon heute suchen viele Unternehmen nach passenden Signatur Lösungen die auch Workflows anbieten. Somit haben Unternehmen die Möglichkeit mit Signatur Anwendungen nicht nur zu unterschreiben, sondern eigene Prozesse zu optimieren. Bereits heute gibt es unzählige Anbieter. Als Unternehmen und User sollten Sie verschiedene Tools zum signieren im Blick haben. Weiter unten beschreiben wir auf was Sie bei der Auswahl des passenden Anbieters achten sollten.

Führende E Signatur Anbieter

Hier haben wir für Sie einige der aktuell führenden Anbieter für Elektronische Signatur Lösungen aufgelistet.

  • Adobe mit Adobe Sign

  • Foxit mit Foxit eSign

  • Docusign

Hier gelangen Sie zu Informationen zu unserem Partner für eSignatur und PDF Software – Foxit.

Wir können Sie bei der Auswahl des richtigen Anbieters für Ihre E Signatur Anwendungen unterstützen. Dabei übernehmen wir die Vorauswahl nach Ihren Anforderungen, das Testen in Ihrer Umgebung und natürlich den Preisvergleich. Somit erhalten Sie Beratung, beste Preise und Support für die besten Rahmenbedingungen. Schließlich soll Sie die Einführung oder Optimierung von Prozessen rund um das Thema Elektronische Signatur voran bringen.

Viele Anbieter von Diensten zur Elektronischen Signatur haben die Möglichkeit auf allen Endgeräten wie Smartphone, Tablet oder Computer genutzt zu werden. Dadurch ist die Nutzung für Ihre Mitarbeiter sehr einfach und flexibel. Auch laufende Dokumenten Prozesse können so überall bearbeitet werden. Das fertige PDF Dokument kann dann in der Cloud oder auf dem jeweiligen Endgerät gespeichert werden.

Bei der Auswahl des richtigen Anbieters geht es nicht nur nach den rechtlichen Rahmenbedingungen. Auch das Tool selbst sollte zu Ihrem Unternehmen passen. Ihre Benutzer sollten mit dem Aussehen und der Bedienung der Tools gut klar kommen. Insgesamt soll sich Ihr Unternehmen mit dem Signatur Tool wohlfühlen. Denn nur dann wird die Einführung und der Einsatz der Elektronischen Signatur ein voller Erfolg!

Stufen der elektronischen Signaturen

Bie dem Einsatz Elektronischer Signaturen ist die Variante der Signatur zu beachten. Wir nennen es hier die „Signatur Stufe“. Aktuell gibt es per Definition drei verschiedene. Die erste Stufe „einfache elektronische Signatur“ bildet die Grundlagen der Elektronischen Signatur ab. Die „mittlere Signatur Stufe“ nennt sich Fortgeschrittene Elektronische Signatur. Damit kann man bereits einiges mir einfacher Rechtswirkung unterzeichnen. Die derzeit höchste Stufe Elektronischer Signaturen ist die Qualifizierte Elektronische Signatur. Die besonderen Merkmale und was Sie für die Nutzung in Ihrem Unternehmen beachten sollten, zeigen wir Ihnen weiter unten auf. Achtung, Digitalisierung durch Elektronische Signaturen ist ein guter Weg. Dennoch gibt es einiges zu wissen.

Workflow einer Elektronischen Signatur.

Grundlegende elektronische Signatur

Die einfache Elektronische Signatur ist der Einstieg in die elektronische Unterschrift. Jeder E Signatur Anbieter bringt diese Variante der elektronischen Signatur mit. Allerdings sind wir hier noch weit von der eIDAS VO entfernt. Wir zeigen Ihnen was Sie über diese Art der Signatur wissen sollten.

Merkmale

In der einfachen elektronischen Signatur sammeln sich alle Signatur Dienste die nicht das rechtliche und technologische Niveau haben wie die Qualifizierte Elektronische Signatur oder die Fortgeschrittene Elektronische Signatur. Hier können Sie oft tatsächlich mit einem Klick unterschreiben. Allerdings ist nahezu keine rechtliche Sicherheit gegeben. Daher können durch die Einfache Elektronische Signatur nur Dokumente ohne gesetzliche Auflagen unterzeichnet werden. Sie sollten dabei besonders auf geringe Risiken bei der Haftung achten. Diese Elektronische Signatur bietet keine wirkliche Haftung und Beweiskraft, da sie nicht über „Trust Services“ abgewickelt wird.

Einsatzgebiet Einfache Elektronische Signatur

  • Kaufverträge

  • Dienstleistungsverträge

  • Kostenvoranschläge

Sie sehen schon es handelt sich hierbei um Dokumente die nicht wirklich kritisch und rechtlich schwerwiegend für Ihren Geschäftsbetrieb sein können. Besonders bei den Kaufverträgen schaut man, dass die behandelten Summen relativ gering sind, wenn man diese Art der Elektronischen Signatur verwendet. Eine wichtigeren Elektronische Unterschrift sollte daher mit einer der folgenden beiden Varianten durchgeführt werden.

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Einsatzgebiet Fortgeschrittener Elektronischer Signaturen

  • umfangreichere Kaufverträge

  • Versicherungsverträge

  • Mietverträge

Merkmale

Hier zeigt sich deutlich der erste richtige Unterschied zwischen den Signaturen. Denn mit der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur können Sie bereits weitaus mehr Dokumente unterzeichnen. Auch bei oben aufgelisteten Dokumenten muss alles rechtlich sauber laufen. Allerdings ist die fortgeschrittene Signatur nicht gesetzlich verankert. Gemäß der EU eIDAS Verordnung muss die fortgeschrittene Signatur eine eindeutige Identifikation und Zuordnung des Unterzeichners ermöglichen. Das heißt die Identifikation muss der Nichtabstreitbarkeit und Authentizität unterliegen. Außerdem muss die Erkennung einer nachträglichen Änderung auf einem bereits signierten digitalen Dokument (Integrität) gewährleistet sein. Mit Ihrem PDF Tool können Sie die „Echtheit“ von digitalen Signaturen anschauen und überprüfen. Diese Art Elektronische Signatur bietet durch die technische Nachvollziehbarkeit eine hohe Beweiskraft. Das es allerdings keine gesetzlich anerkannten Möglichkeiten zur Validierung gibt, besteht eine geringe Haftung. Das sollten Sie immer bei den Dokumenten beachten die Sie unterzeichnen.

Qualifizierte elektronische Signatur

Die derzeitige digitale Unterschrift mit dem höchsten Sicherheitsniveau. Für viele Unternehmen ist diese Methode als Elektronische Signatur die erste Wahl. Genauso sollte es auch sein, wenn Sie wichtige Dokumente erstellen und signieren wollen. Denn besonders wenn Sie Geschäfte damit „besiegeln“, dann steht Sicherheit und Vertrauen ganz oben. Ablauf, Inhalt und Umsetzung dieser Mechanismen werden durch die Bundesregierung über die festgelegt. In Deutschland und weiten Teilen Europas gilt die eIDAS Verordnung.

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Einsatzgebiet Qualifizierte Elektronische Signatur.

  • Jahresabschlüsse
  • Verträge aller Art (außer Notar)
  • Personaldokumente

Die Benutzung von digitalen Unterschriften durch Qualifizierte Elektronische Signatur wird immer beliebter. Denn durch die Technologie haben beide Seiten die Gewissheit, dass Ihre Unterschriften valide, geprüft und sicher sind.

Merkmale

Die Qualifizierte Elektronische Signatur ist eine digitale Unterschrift die mit gesetzlicher Grundlage genutzt werden kann. Dabei gilt in Europa die eIDAS VO Verordnung. In der Schweiz gilt aktuell nachdem Schweizer Bundesgesetz die ZertES Verordnung. Diese Elektronische Signatur ist die einzige die einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Dabei garantiert die Qualifizierte Elektronische Signatur die Integrität auf einem PDF. Außerdem wird technisch die Authentifizierung einer signierenden Person geregelt. Qualifizierte Elektronische Signaturen bieten eine hohe Haftung und Beweiskraft. Außerdem kann der komplette Vorgang von zentralen Stellen geprüft werden. Das erhöht die Sicherheit beim digitalen unterschreiben.

Sie sehen auch hier die enormen Unterschiede zwischen den drei Formen der Signatur. Der größte Unterschied von handschriftlicher Signatur zu E Signatur liegt in der schnellen Erledigung. Eine Signatur per Hand müssen Sie auf Papier erledigen und dieses Dokument dann in den meisten Fällen per Post versenden. Eine Elektronische Signatur übernimmt den größten Teil für Sie automatisch. Außerdem haben Sie auf Elektronische Signaturen überall Zugriff und sind somit deutlich flexibler.

Technologie bei E Signaturen

Lassen Sie uns einen Blick auf die Technologie hinter der digitalen Signatur schauen. Von außen betrachtet klingt das alles sehr schwierig. Allerdings übernehmen die meisten Signatur Anbieter für Sie alle einzelnen Schritte. Für Kunden bietet das große Vorteile. Denn Sie müssen sich dabei nicht um die Vertrauensdienste, Zeitstempel., Transaktionen, Identität oder sonstiges kümmern. Schauen wir uns doch mal den Ablauf einer vollständigen E Signatur an.

Elektronisches Zertifikat

Ein wichtiger Punkt für die Elektronische Signatur ist natürlich ein elektronisches Zertifikat. Dieses muss den kompletten Ablauf also den Signatur Workflow Schritt für Schritt beschreiben. Sie sehen darauf, die Teilnehmer und welche Schritte von wem, wann absolviert wurden. Oben haben wir bereits über das Thema eIDAS VO berichtet. Ein Zertifikat für eine eIDAS konforme elektronische Unterschrift muss zwingend alle Schritte beinhalten. Wenn Sie das Signaturzertifikat dann in einem PDF-Editor oder Reader Programm öffnen, sehen Sie ob alle Schritte vom der Software korrekt eingehalten und für gültig erklärt wurden. Darauf ist ebenfalls der für die jeweilige Richtlinie wichtige Zeitstempel, also auch eine Art Siegel zu finden. Außerdem natürlich die Identifizierung der Personen die Vertrauensdienste genutzt und somit das Dokument per E Signatur die Unterschriften geleistet haben.

Fast auf der ganzen Welt gibt es mittlerweile festgelegte Standards für das digitale Unterschriften eines Dokuments. Wichtig ist immer, dass allen Unterzeichnenden im Nachgang das unterschriebene Dokument und das Zertifikat zu Verfügung gestellt werden.

Workflow Elektronische Signatur

Zu Beginn wird das Dokument welches mit Ihrer Unterschrift versehen werden soll, in das jeweilige Software hochgeladen. Danach können Sie dieses ein wenig Bearbeiten. Anschließend wählen Sie bei den meisten Anbietern im Binnenmarkt bereits die Empfänger aus. Hie können Sie vorher angelegte Gruppen, Abteilungen, Adressbücher, oder andere Adressen eingeben. Da die Dokumente meistens über E-Mail Versand laufen, sollte natürlich die E-Mail aller Empfänger vorliegen. An dieser Stelle können auch richtige Abläufe wie Freigabeprozesse, Urlaubsregelung und weitere erstellt werden. Wichtig ist, je nach Vertrag oder Dokument dass Sie unterzeichnen wollen, die Identität des Unterzeichnenden abzufragen. Diese kann im Hintergrund dann technologisch mit Personaldokumenten wie Ausweis kontrolliert werden. Zusätzlich wird auch eine Video Identifikation empfohlen. Ihr Trusted Service Provider sammelt, organisiert und fügt die Daten im Hintergrund zusammen. Sodass das Endergebnis ein Dokument mit rechtsverbindlichen Elektronischen Signaturen aller Unterzeichner ist. Zusätzlich werden alle Schritte auf einem Zertifikat dokumentiert.

Nun müssen die benötigten Felder auf Ihre Dokumente aufgebracht werden. Dazu gehört natürlich ein Feld wo Elektronische Signaturen reinkommen sollen. Aber auch Felder wie Datum, Unternehmen, Name, Vorname und eventuell weitere Daten die der Unterzeichner eintragen soll. Oftmals geht es um einen Vertrag. Demnach sollten auch alle notwenigen Daten auf dem Dokument abgefragt werden. Danach können für Ihr Dokument und die Elektronische Unterschrift noch weitere Einstellungen und Anpassungen vorgenommen werden. Wenn das erledigt ist, können die Unterschriften auf den Weg zu den Unterzeichnenden. Haben danach alle Teilnehmer Ihre digitale Unterschrift in Form einer E Signatur geleistet, dann werden die Dokumente automatisch an alle Teilnehmer per PDF übersendet. Die Dokumente und Zertifikate tragen dann die jeweilige Unterschrift sowie alle wichtigen Daten die für einen Nachweis einer E Signatur wichtig sind.

Manchmal ist es sinnvoll über Integrationen in weiterführende Systeme nachzudenken. Zum Beispiel könnten Sie Ihre fertig signierten Dokumente automatisiert in einem Dokumentenmanagementsystem ablegen. Damit können Sie Daten und Dokumente durch gezielte Integrationen automatisiert über einen Prozess ablegen. Das kann einzelne Arbeitsschritte sparen.

Fragen Sie uns wenn Sie Beratung für eSignatur benötigen.

Abrechnungsmodelle für E Signaturen

Es gibt hier unterschiedliche Abrechnungsmodelle für die die Produkte zur E Signatur. Im wesentlichen kann mal folgende auflisten:

  • Abrechnung pro Unterschrift

  • Abrechnung pro Benutzer (mit Kontingent für Unterschrift)

  • Flatrate (Pakete mit Kontingent für Unterschrift)

Bei der Abrechnung werden die sogenannten QES Signaturen meistens ausgeklammert. Beziehungsweise optional angeboten. Diese sind auf Grund der technischen Anforderungen deutlich Kostenintensiver als Einfache – oder Fortgeschrittene Signaturen.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie an einem Angebot und Überblick zu den Kosten für Elektronische Signaturen interessiert sind.

Fazit zur Elektronischen Signatur

Ganz klar ist nun, Elektronische Signaturen haben mit E Mail Signatur nichts zu tun. Die Elektronischen Signaturen sind eine Möglichkeit Ihre wichtigen Geschäftsdokumente rechtsverbindlich nach gängigen Standards, digital zu unterzeichnen. Die Unterschrift ist ein wesentlicher Faktor in Ihrem Business. Wenn ein Unternehmen den Schritt geht, auch diesen Prozess zu digitalisieren, dann muss das unterschreiben funktionieren. Außerdem muss die digitale Unterschrift alle wichtigen Standards (eIDAS oder ZertES) erfüllen, damit Sie Ihre Verträge und andere Dokumente rechtskräftig unterzeichnen können.

Ein großer Vorteil ist definitiv, dass Sie mit Ihrem Team von jedem Gerät aus unterschreiben können. Oder Sie laden Ihre Kunden oder andere Personen einfach zum unterschreiben und signieren ein. Dabei ist es egal ob es um Zustimmung, Vertrag oder Freigabe geht. Wenn Sie an Digitalisierung interessiert sind, kann Ihnen eine E Signatur Lösung auch bei der Harmonisierung helfen. Sicherheit in Bezug auf DSGVO, Identität und Daten ist bei den meisten Anbietern gegeben. Bei der Auswahl der richtigen Produkte zum digitalen unterschreiben sollten Sie bitte oben genannte Punkte beachten.

Wir hoffen Ihnen hat dieser Artikel zum Verfahren der Elektronischen Signatur gefallen und geholfen. Sprechen Sie uns gerne an wenn Sie Fragen haben, oder vor einem Projekt stehen zu digitalen Unterschrift haben.

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